Opleidingen of startmomenten verwijderen uit RIO/STAP is iets ingewikkelder dan u van EDU-DEX gewend bent.

  • EDU-DEX geeft alleen een actueel overzicht van het opleidingsaanbod. Er is geen historie.
  • RIO is een register met een actueel overzicht èn historische gegevens.

In principe blijft een eenmaal aangeleverde opleiding voor altijd in RIO staan. Dat geldt ook voor reeds verlopen/afgeronde startmomenten. Dit is o.a. nodig voor de afronding van financiering/subsidieverstrekking. Verwijderen van oude startmomenten is daarom niet gewenst.

Er zijn echter tòch vier situaties waarin u uw opleiding/startmoment liever in zijn geheel wil verwijderen uit RIO:

1. opleiding is verkeerd ingevoerd

RIO/STAP is een register. U kunt een opleiding niet uit het register verwijderen. U kunt alleen aangeven dat er geen inschrijving (meer) mogelijk is.

Verwijder alle startmomenten van de opleiding, of haal de opleiding in zijn geheel uit uw EDU-DEX data/feed.

  • EDU-DEX geeft nog 7 dagen actief door aan RIO dat het cohort gestopt is.
  • RIO zal dit binnen 24 uur verwerken.
  • RIO is een register en zal de uitvoering dus wél archiveren, maar met een cohort-status “gesloten”. Op het STAP-portaal van UWV zal het startmoment op “gesloten” komen te staan.

2. een startmoment is geannuleerd

Actie: verwijder het startmoment

XML verwijder het bewuste programSchedule>programRun
editor verwijder het startmoment onder “praktische informatie>planning & kosten”>startdata

  • EDU-DEX geeft nog 7 dagen actief door aan RIO dat het cohort gestopt is.
  • RIO zal dit binnen 24 uur verwerken.
  • RIO is een register en zal de uitvoering dus wél archiveren, maar met een cohort-status “gesloten”. Op het STAP-portaal van UWV zal het startmoment op “gesloten” komen te staan.

3. startmoment is vol / inschrijving gesloten

actie : zet inschrijvingstatus op gesloten (programRun>status = application closed)

U mag een gesloten startmoment ook volledig uit uw feed halen.
Het advies is echter:

  • laat gesloten uitvoeringen wél in uw feed staan;
  • geef de uitvoering de status “inschrijving gesloten”;
  • verwijder de uitvoering pas als de startdatum verstreken is.

Wij geven het advies om gesloten uitvoeringen wél in uw feed te laten staan omdat:

  • het voor deelnemers verwarrend kan zijn als een uitvoering verdwijnt van portalen – een deelnemer verwacht een kenmerk “VOL”;
  • het voor aan EDU-DEX gekoppelde inkoopsystemen handig (of zelfs essentieel) is om te zien of een uitvoering geannuleerd of vol is.

subsidieaanvraag is vaak achteraf
De subsidieaanvraag kan enige tijd ná inschrijving gebeuren.
Het is dus van belang dat de deelnemer ook een (inmiddels) gesloten startmoment in het STAP-portaal van UWV nog terug kan vinden.

informatie-keten bij een volle uitvoering

  • de opleider blijft de uitvoering opvoeren in haar data, maar met “inschrijving gesloten”;
  • EDU-DEX blijft dit startmoment doorgeven aan RIO/STAP;
  • Het startmoment blijft zichtbaar in de RIO-database, maar met “inschrijving gesloten”.
  • Het startmoment blijft zichtbaar op het STAP-portaal van UWV, maar met “inschrijving gesloten”.

LET OP: verwijder een uitvoering die vol zit dus NIET. Haal een uitvoering niet eerder uit uw data dan met het verstrijken van de startdatum.

4. een startmoment is verplaatst naar een andere locatie

Actie: zet de nieuwe locatie bij het startmoment.

Voor EDU-DEX is dit een kwestie van aanpassen van adres.
Voor RIO/STAP is het iets complexer. In hun datamodel leidt het verschuiven van een bestaande locatie tot het creëren van een nieuwe opleiding (want een ander adres is voor RIO een andere “aangeboden opleiding”). Van deze complexiteit zult u niks merken, EDU-DEX zorgt voor de afhandeling:

  • EDU-DEX geeft aan RIO/STAP door dat het startmoment op de oude locatie verwijderd mag worden;
  • EDU-DEX geeft hetzelfde startmoment tegelijkertijd opnieuw door aan RIO/STAP, maar met de nieuwe locatie;
  • RIO/STAP zal het startmoment onder de oude locatie verwijderen — in zijn geheel;
  • RIO/STAP zal direct daarna hetzelfde startmoment weer registreren, maar onder de nieuwe locatie.

Geen gevolgen voor subsidieaanvragen
Het verplaatsten van een uitvoering naar een andere locatie heeft in de UWV-registratie geen gevolgen voor lopende of reeds goedgekeurde subsidieaanvragen.
DUO geeft hierover het volgende aan (22 april 2022):
“Voor opleiders [die via EDU-DEX hun opleidingsinformatie aanleveren] hebben we ketenbreed afgesproken dat de combinatie van onderwijsaanbiedercode (nnnAnnn) en cohortcode (programRunId/ScholingId) uniek moet zijn om de scholing mee te identificeren.
In de vooraanmelding vanuit de opleider worden die gegevens ook aan UWV verstrekt. Wanneer onderstaand scenario zich voordoet, dan blijft die combinatie dus ongewijzigd en mag dat niet tot problemen leiden.”