Regelmatig spreken we opleiders die op korte termijn hun gegevens in EDU-DEX willen plaatsen. Bijvoorbeeld voor een nieuwe klant of een nieuw platform, zoals het STAP-register. Vaak is er niet direct IT-kennis of -capaciteit beschikbaar om een XML-koppeling op te zetten die de gegevens elke dag automatisch in EDU-DEX importeert.

Voor die gevallen is er een eenvoudige oplossing: beginnnen met handmatige invoer, en in een later stadium omschakelen op XML-import. Die omschakeling is bij EDU-DEX geen enkel probleem en zonder kosten. Op deze manier kan de dag na aanmelding bij EDU-DEX al worden begonnen met het handmatig invoeren van gegevens. En deze zijn een dag later al beschikbaar voor de afnemer; dus binnen twee dagen! Tegen de tijd dat de XML-koppeling klaar is, zet EDU-DEX de account binnen één dag om.

Dat gaat als volgt:

Zodra de XML-feed klaar is, stuur je ons de URL waar de directory-feed dagelijks wordt klaargezet. Deze URL zetten we in het EDU-DEX-systeem. Vanaf dat moment wordt deze XML-feed dagelijks (vanaf 18 uur) uitgelezen en overschrijft deze de eerder handmatig ingevoerde content van de opleidingen met dezelfde ID.

Wat gebeurt er precies tijdens de overstap van ‘Handmatig’ naar ‘XML’?

Wanneer een aanbieder wordt omgezet van handmatig naar XML-invoer, gebeurt het volgende:

  • alle ingevoerde opleidingen worden tijdelijk inactief gemaakt
  • ze verdwijnen die dag ook uit alle catalogussen – worden gemarkeerd als inactief (grijs) in de selecties in de catalogus-applicatie, dus ze verdwijnen meteen uit de exports
  • bij de eerstvolgende import (‘s avonds vanaf 18:00) worden de XML-bestanden ingelezen. Als de import klaar is (rond middernacht) worden de opleidingen van de aanbieder weer zichtbaar. Opleidingen met hetzelfde program-ID als met-de-hand-ingevoerde opleidingen (daar opleidings-ID genoemd), zijn bijgewerkt met de gegevens uit de XML-feed en worden weer zichtbaar in catalogussen voor de export naar de klant.
  • Let op: opleiders die invoeren met XML-bestanden, hebben geen toegang (meer) tot de editor waarmee je individuele programma’s kunt invoeren, bewerken of verwijderen. Die edits zouden immers direct bij de volgende upload van de XML weer worden overschreven.

Tot slot:

Bij voorkeur neem je in de XML alle startmomenten over die eerder handmatig zijn opgevoerd en die je ook na de switch naar XML nog wilt exporteren naar afnemers. Bij het overnemen van de startmomenten is het dan belangrijk om, indien mogelijk, in de programma-XML’s dezelfde programRunID’s op te nemen als voorheen zijn toegekend bij de handmatige opvoer.